منظور از منابع فایل، سی دی درایور، فضای هارد دیسک، پرینتر و نظایر آن است که ما در این مقاله به بررسی مشخصات پرینتر می‌پردازیم.
در یک دفتر کار کوچک با تعداد کمی کامپیوتر، به جای این که برای هر کامپیوتر یک چاپگر به عنوان مثال ۲۰۰ هزار تومانی بخرید، می‌توانید فقط یک پرینتر بخرید (که حتی گران‌تر و بهتر باشد) و همه کامپیوترها را به آن وصل کنید. درست است که تجهیزات شبکه‌‌سازی هم هزینه‌هایی دارند، اما مطئمن باشید مزایای استفاده از شبکه، به صرف این هزینه‌ها می ارزد.

دفاتر خانگی

شرکت‌های کوچک و شرکت‌های متوسط هر کدام شرایط متفاوتی در خصوص راه‌اندازی شبکه و نصب پرینتر اشتراکی دارند. برای به اشتراک گذاشتن چاپگر در شبکه می‎توانید از دستگاهی به اسم Print Server استفاده کنید. این دستگاه، یک وسیله کوچک و جمع و جور است که به عنوان یک Node به شبکه متصل می‌شود (یعنی آدرس IP را دریافت می‌کند) و چاپگر به آن وصل می‌شود.

روش دیگری که می‌توان انجام داد این است که پرینتر را به یکی از کامپیوترهای معمولی شبکه وصل کرده و آن را Share کنید. با هرکدام از این روش‌ها به راحتی چاپگری خواهید داشت که تمام کامپیوترها آن را می‌بینند و می‌توانند اسناد خود را به وسیله آن به چاپ کنند. اما با این کار پرینتر شما به یک “پرینتر شبکه” تبدیل نمی‌شود.

امروزه تمام پرینترهای شبکه دارای کانکتور شبکه هستند. این کانکتور همان چیزی است که در پی‌سی به آن کارت شبکه یا NIC می‌گویند، ولی در پرینتر با این که کارتی وجود ندارد باز هم به آن NIC می‌گویند.

در هر صورت این NIC است که اتصال پرینتر را به شبکه فراهم می‌کند. البته نکته قابل ذکر این است که پرینتر باید بتواند با سیستم عامل شما کار کند. به عنوان مثال برای شبکه‌های Apple باید پرینتری را انتخاب کنید که از پروتکل AppleTalk پشتیبانی کند.

برخی مطالب مرتبط:

حافظه

بعضی پرینترها برای چاپ یک صفحه کامل با کیفیت بالا، به حافظه‌ای بیشتر از حافظه استاندارد خود احتیاج دارند. بعضی دیگر برای استفاده از تکنیک‌هایی که منجر به بالا بردن سرعت چاپ می‌شوند به حافظه RAM اضافی احتیاج دارند. اگر ظرفیت RAM استاندارد یک چاپگر متفاوت از حداکثر ظرفیت RAM آن است، متوجه شوید که این حافظه اضافی را برای چه منظوری مورد استفاده قرار می‌دهد.

هارد درایور

بعضی پرینترها برای نگهداری فونت‌ها از هارد‌ درایور استفاده می‌کنند. بعضی دیگر با استفاده از هارد درایور، ویژگی‌هایی مانند چاپ خصوصی را اجرا می‌کنند.

پردازنده

پردازنده یک پرینتر هر چه سریع‌تر باشد، سرعت چاپ تصاویر و اسناد پیشرفته نیز بیشتر می‌شود. چاپگری که موتور آن سریع اما پردازنده سرعت پایینی داشته باشد، اسناد را سریع خارج می‌کند ولی در چاپ عکس و گرافیک کند عمل می‌کند. بعضی پرینترها پردازنده ندارند و به جای آن، از پردازنده کامپیوتر استفاده می‌کنند. بنابراین سرعت این چاپگرها بستگی به سرعت کامپیوتری دارد که به آن وصل است.

درگاه شبکه

برای اتصال پرینتر به شبکه، یک پورت کافی است ولی باید دقت کنید که این پورت با شبکه شما سازگاری داشته باشد. بیشتر شبکه‌ها از معماری اترنت استفاده می‌کنند.

زبان پرینتر

زبان پرینتر مجموعه‌ای از دستورهایی است که برای کنترل پرینتر به کار می‌روند. PCL و PostScript دو زبان متداول برای چاپگرهای شبکه هستند. زبان PCL توسط شرکت HP ابداع شد و سریع‌تر است. زبان PostScript توسط شرکت Adobe ابداع شد و عکس و گرافیک را بهتر چاپ می‌کند. بسیاری از پرینترهای شبکه هر دو زبان را می شناسند.

اگر شبکه را از قبل راه اندازی کرده‌اید و حداقل یک پرینتر هم در اختیار دارید، لازم نیست Print Server بخرید تا چاپگر را مستقیم به شبکه وصل کنید. می‌توانید پرینتر را در همان کامپیوتری که به آن وصل است Share کنید. در این حالت، دستور پرینتی که از کامپیوترهای دیگر برای چاپ یک سند صادر می شود، از طریق این کامپیوتر انجام می‌شود. برای به اشتراک گذاشتن پرینتر، می‌توانید به قسمت Properties چاپگر بروید و از صفحه Sharing به ویندوز بگویید که می‌خواهید چاپگر را Share کنید. بعد از این کار باید درایور پرینتر را روی بقیه کامپیوترها نصب کنید.

به اشتراک گذاشتن پرینتر و چاپ کردن

قابلیت به اشتراک گذاشتن پرینتر و چاپ کردن اسناد از بقیه کامپیوترها، زمانی امتیاز حساب می‌شود که بیشتر از یک پرینتر در مجموعه خود داشته باشید، به عنوان مثال وقتی یک پرینتر لیزری تک رنگ را به یک کامپیوتر و پرینتر رنگی را به کامپیوتری دیگر وصل کرده‌اید. با این روش می‌توانید بدون هیچ هزینه‌ای از هر دو استفاده کنید. مزیت اصلی این روش این است که نیازی به خرید Print Server ندارید و عیب آن این است که کامپیوتری که پرینتر به آن وصل است همیشه باید روشن باشد.

شاید کار شما طوری باشد که همیشه تمام کامپیوترها را روشن نگه می‌دارید. در این حالت، این موضوع دیگر مشکل حساب نمی‌شود. ولی این حالت را هم در نظر بگیرید که ممکن است کاربری که پشت کامپیوتر متصل به پرینتر نشسته، به هر دلیلی کامپیوتر را Reboot  کند، در حالی که خبر ندارد فرد دیگری چند لحظه قبل دستور چاپ را صادر کرده است. البته این موضوع در منزل یا دفاتر کوچک اتفاق نمی‌افتد، چرا که کامپیوترها نزدیک هم هستند و هر کس از کار دیگری خبر دارد. ولی اگر کامپیوترها از هم دور باشند و کاربران خبر از کار دیگران نداشته باشند، وقوع چنین اتفاقی بعید نیست.

راه حل ساده این مشکل استفاده از Print Server است. با استفاده از این دستگاه می‌توانید پرینتر را به شبکه متصل کنید. پرینت سرور مدل‌های مختلفی دارد. یک مدل هست که فقط یک پرینتر را می‌توان به آن وصل کرد. مدل‌های دیگری وجود دارند که چند پورت موازی یا USB دارند که به هر کدام یک پرینتر وصل می‌شود و برای هر پرینتر یک کانکتور شبکه فراهم شده است. حتی مدل‌هایی هست که ارتباط با شبکه را به صورت بی‌سیم فراهم می‌کند.

نکاتی برای خرید پرینتر شبکه

۱- اول از همه مطمئن شوید که به پرینتر شبکه احتیاج دارید یا نه. برای شبکه‌های کوچک در یک کسب و کار جمع و جور، چاپگر معمولی و Share کردن آن کار را راه می‌اندازد.

۲- دقت کنید پرینتری که انتخاب می‌کنید اینترفیس سازگار با شبکه شما را داشته باشد. امروزه اغلب از شبکه‌های اترنت استفاده می‌کنند، ولی حالت‌های دیگری هم وجود دارد. در ضمن متوجه باشید که پرینتر با سیستم عامل شما هم بتواند کار کند.

۳- اگر به طور کامل با اصول تنظیم و راه‌ اندازی پرینتر شبکه آشنایی ندارید، چاپگری را انتخاب کنید که تنظیمات آن به صورت خودکار انجام می‌شود. برای راه‌‌اندازی پرینتر شبکه به طور دستی باید از آدرس‌ دهی IP، تعریف پورت و چند چیز دیگر اطلاع داشته باشید.

۴- سعی کنید پرینتری را انتخاب کنید که دارای صفحات وب باشد تا بتوانید از طریق برنامه مرورگر خود از وضعیت پرینتر آگاه و به انجام تنظیمات ضروری بپردازید. صفحات وب از کار کردن با پانل LCD خود پرینتر خیلی راحت‌تر است (حتی اگر چاپگر در کنار شما باشد).
با این ویژگی، هر کس مجبور است قبل از خارج شدن کاغذ به سراغ پرینتر برود و شماره شناسایی شخصی خود را وارد کند.

۵- اگر از چاپ دو رو زیاد استفاده می‌کنید، روی پشت‌ و رو کردن برگه‌ها به صورت دستی حساب نکنید. به جای این کار یک Duplexer خریداری کنید که این کار را به طور خودکار انجام می‌دهد.