واقعیت آن است که با توجه به نیازهای مختلف هر سازمان، یک فرمول کلی و واحد برای خرید بهترین سامانه LMS وجود ندارد، زیرا هر سازمان دارای یک سری نیازها، اهداف و استراتژی‌های خاص خود است که باید بر همان اساس به سراغ کشف و شناسایی ال ام اس مناسب خود برود.
با این حال گروهی از کارشناسان معتقدند با طرح چند پرسش نسبتاً ساده می‌توان از این آشفتگی کاست.
شما – به عنوان کسی که به دنبال یک ال ام اس خوب است – می‌توانید با پاسخ دادن به سه سوال زیر، از ابهام قضیه بکاهید. با این حال فراموش نکنید که شاید هیچگاه یک LMS که بتواند 100 درصد با خواسته‌های شما هماهنگ باشد و نیازهای‌تان را برطرف سازد، پیدا نکنید.
پرسش اول:SAASیا خود-میزبان؟
مهمترین عامل تصمیم‌گیری برای انتخاب نوع LMS بر میگردد به این که شما چقدر می‌خواهید در ماه هزینه کنید.
آیا سازمان شما قصد دارد ماهیانه مبلغی بابت میزبانی و مدیریت ال ام اس بپردازد، یا این که قصد دارید خودتان به طور کامل، آن را بر سرورها و هاست خود مدیریت و کنترل کنید؟
پاسخ به همین سوال ساده می‌تواند دایره انتخاب شما را در خرید ال ام اس بسیار محدود کند. ضمناً بد نیست اشاره کنم که SAAS یا Software-as-a-Service یعنی اجاره نرم‌افزار.
پرسش دوم: آموزش مجازی، آموزش زنده، یا هر دو؟
برخی سولوشن‌های آموزش مجازی برای مدیریت دوره‌های آموزشی آنلاین مناسب هستند، و برخی دیگر برای رویدادهای آموزشی زنده. در برخی موارد، هم می‌توان LMSهایی یافت که قادرند در هر دو حوزه کارکرد خوبی از خود به نمایش بگذارند.
اگر هدف اصلی شما راه‌اندازی یک برنامه آموزش آنلاین قوی است، می‌توانید با کنار گذاشتن گزینه‌های فرعی، به مورد دلخواه‌تان دست یابید.
پرسش سوم: مستقل یا دنباله‌رو؟
سوال این است که آیا می‌خواهید از سیستم‌های فعلی پرداخت استفاده کنید یا این که قصد دارید خودتان از ابتدا یک پلتفرم راه‌اندازی نمایید؟
این یکی نیز به نوبه خود مهم است. برخی برنامه‌های آموزش مجازی به آسانی با دیگر پلتفرم‌ها ادغام و یکپارچه می‌شود، در حالی که برخی دیگر به طور مستقل کار می‌کند.
به عنوان مثال، اگر شما به فروش دوره‌های آموزشی مشغول هستید و از سیستم پرداخت Authorize.net استفاده می‌کنید، باید پلتفرمی برگزینید که بتواند با Authorize.net یکپارچه شود.
این امر باعث می‌شود اتکای شما به دیگر سیستم‌ها و پلتفرم‌های پرداخت کمتر شود.
ساختن بهتر از خرید است
همانطور که در بالا اشاره شد، یافتن یک LMS خوب که با معیارهای شما همخوانی داشته باشد، کار چالش‌برانگیزی است ولی ذکر این نکته بد نیست که بدانید ساختن یک ال ام اس معمولاً قابلیت‌ها و انعطاف بیشتری در اختیار شما قرار می‌دهد.
اگر شما خودتان دست به کار شوید و فرضاً یک سامانه مجازی LMS بر پایه وردپرس بسازید، افزودن قابلیت‌های جدید به آن بسیار آسان است. به عنوان مثال، اگر شما برای دوره آموزشی‌تان به تالار گفتگو (Forum) نیاز داشته باشید، می‌توانید به راحتی و با افزودن یک افزونه رایگان از پس انجام آن بربیایید.
همچنین شما این امکان را دارید که در برخی دیگر از سولوشن‌های منبع باز (مانند مودل)، موارد را بر اساس نیازهای‌تان شخصی‌سازی کنید.
بیایید ابتدا ببینیم آیا ال ام اس سفارشی به درد کسب و کار شما می‌خورد؟ سوال و جواب‌های زیر به شما کمک می‌کند ببینید آیا باید به سراغ خرید ال ام اس سفارشی بروید یا نه.
- لازم است چند وقت یکبار پایه دانش شما ارزیابی و بازسازی مجدد شود؟ در شرکت‌هایی که پویا و خلاق هستند و مدام در حال تغییر و تحول، باید این سفارشی‌سازی صورت گیرد تا همه افراد پا به پای تغییرات پیش بروند.
- چه تعداد افراد به طور ماهانه آموزش دریافت می‌کنند؟ البته پاسخ به این سوال اندکی دشوار است. در بیشتر موارد، تعداد بالای 20 نفر نقطه شروع خوبی است. مثلا، مسئولان فروش، پشتیبانی مشتری، مدیران حسابداری، مدیر پروژه‌ها همیشه اولین کاندیداها برای دریافت آموزش هستند.
- آیا از قبل یک برنامه آموزشی دارید؟ اگر اینطور است، چقدر تاثیرگذار است؟ آیا افراد آن را دوست دارند یا فقط آن را وقت تلف کردن می‌دانند؟ بزرگترین مشکل شما چیست؟
- آیا سازمان شما بودجه کافی برای یک ال ام اس سفارشی دارد؟ آیا منابع کافی دارید تا به فروشنده ال ام اس ارائه دهید تا ال ام اس موردنظر شما با همه جزئیات را شرح دهد؟
چرا باید از سامانه ال ام اس سفارشی استفاده کنیم؟
به طور خلاصه دلایل زیر را می‌توان بیان کرد که در ادامه به تشریح هر یک می‌پردازیم:
- برای ذخیره بیشتر زمان، کار و پول
- برای بهبود عملکرد سازمان
- برای ذخیره همه داده‌ها در یک مکان
- انعطاف‌پذیری در زمان و موقعیت
- برای دریافت محصولی که مناسب شما ساخته شده
دلیل نخست:
استفاده از یک سامانه LMS بهترین سولوشن برای بهبود عملکرد یک کسب و کار یا یک موسسه آموزشی است. کسانی که برای سازمان شما کار می‌کنند، در بیزنس شما تعیین‌کننده هستند و پیشرفت شخصی آنها نیز مستقیما به پیشرفت بیزنس شما می‌انجامد. سیستم مدیریت آموزشی یا همان ال ام اس می‌تواند برای تعلیم کارمندان بر اساس آخرین تغییرات فنی یا تکنولوژیکی مورداستفاده قرار گیرد. برای مثال، اگر ابزار گران قیمت و پیشرفته‌ای را نصب و راه‌اندازی کنید، حتما نمی‌خواهید کارمندان کم‌تجربه با آن کار کنند. به جای آن، اول آنها را از طریق ال ام اس آموزش می‌دهید. ال ام اس سفارشی می‌تواند برای بهبود مهارت پرسنل شما و آموزش مهارت‌های ارتباطی، حل اختلافات و یا مهارت تصمیم‌گیری مورداستفاده قرار گیرد.
اهمیت دیگر سامانه آموزش مجازی در این است که به شما کمک می‌کند روند کار و پیشرفت کارمندان و دانش‌آموزان خود را پیگیری کنید.
دلیل دوم:
سامانه ال ام اس شرایط خوبی مهیا می‌کند تا نیازی به حضور در دفتر کار یا کلاس‌های آموزشی سنتی نداشته باشید. وقتی همه اطلاعات را در یک فضای مجازی داشته باشید، افراد می‌توانند در خانه، در کافی شاپ، در جاده، در پارک یا حتی وقتی در مرخصی استعلاجی هستند، آموزش موردنیاز خود را دریافت کنند. این به خصوص برای کارمندان و دانش‌آموزان نسل جدید که نمی‌خواهند هر روز هفته از صبح تا بعدازظهر کار کنند، بسیار مناسب است. نسل جدید به دنبال انعطاف‌پذیری، خلاقیت و ارتباطات است و دادن آزادی به آنها در زمان و مکانی که آموزش را دریافت می‌کنند، به آنها انگیزه می‌دهد و مشتاق‌تر می‌کند. اگر مواد آموزشی و رابط کاربری شما طراحی یونیک و منحصر به فرد خود را داشته باشد، در برندسازی شرکت شما بسیار موثر است. کارمندان از کار کردن با این استایل منحصر به فرد لذت می‌برند.
دلیل سوم:
سامانه آموزش مجازی سفارشی می‌تواند برای ذخیره همه داده‌های مرتبط با کار در یکجا استفاده شود. بیشتر افراد امروزه خیلی مایل نیستند به کتابخانه بروند یا صدها مقاله بخوانند. نسل جدید می‌خواهد پاسخ همه سوالات خود را اینجا و اکنون داشته باشد و با خرید ال ام اس سفارشی این خواسته آنها برآورده می‌شود. شما می‌توانید همه مواد آموزشی، سیاست‌های شرکت، راهنمای کار، اسناد یا نوشته‌های شخصی را در یکجا جمع‌آوری و ذخیره کنید. برای استفاده بهتر از آن، ال ام اس سفارشی شما باید این امکان را بدهد که حق دسترسی افراد را مدیریت کنید. بدین صورت شما به کارمندان یا دانش‌آموزان اجازه می‌دهید با فقط یک کلیک به اطلاعاتی که نیاز دارند، دسترسی پیدا کنند بدون اینکه نگران باشند قرار است چیزی که به دردشان نمی‌خورد، ببینند. بدین صورت، سیستم اموزش مجازی کمک می‌کند از پیروی کارمندان از دستورالعمل‌های اخلاقی و حقوقی شرکت مطمئن شوید.
دلیل چهارم:
سامانه ال ام اس سفارشی سبب می‌شود زمان، کار و پول بیشتری را ذخیره کنید. گرچه هزینه توسعه این سیستم زیاد است و زمانبر است، اما این هزینه یکبار انجام می‌شود و در آینده جبران می‌شود. با خرید ال ام اس ، زمان و منابعی که برای آموزش کارمندان یا تدریس دانش‌آموزان صرف می‌کنید را به حداقل می‌رسانید. آموزش کارمندان به شیوه سنتی تقریبا گران است، زیرا باید یک مربی استخدام شود، مواد آموزشی اضافه شود و از وقت کاری افراد استفاده شود. در عوض یک برنامه ال ام اس کمک می‌کند آموزش کارمندان بدون هزینه اضافی صورت گیرد.
دلیل پنجم:
در نهایت هدف از تهیه ال ام اس سفارشی این است که بتوانید محصولی داشته باشید که مختص منافع و نیازهای شما ساخته شده باشد. به عنوان صاحب و کاربر ال ام اس، باید تصمیم بگیرید چه دستورالعمل‌هایی باید یا نباید اجرا شود و رابط کاربری بهینه و مناسب باید چه شکلی باشد. اگر در این زمینه تخصص فنی کافی ندارید، همیشه می‌توانید یک تیم حرفه‌ای از دولوپرهای نرم‌افزار شامل طراحان، مهندسان، تِستِرها برای مدیریت پروژه استخدام کنید. این تیم کمک می‌کند ابتدا نیازهای کاربران خود را بشناسید و پیش از اجرایی کردن، ابتدا ایده خود را بیازمایید. بدین صورت یک محصول نرم‌افزاری دارید که همه چیز را درباره آن می‌دانید که اجازه می‌دهد هر چه نیاز دارید انجام دهید و ظاهر آن نیز همان است که می‌خواهید.
برمیگردیم به نکاتی که باید در خرید lms مدنظر قرار دهید. علاوه بر پاسخ به سوالاتی که در ابتدا مطرح شد، پیشنهاد می‌شود پیش از خرید ال ام اس اقدامات زیر را انجام دهید تا انتخابی درست و عاقلانه داشته باشید و کمترین اتلاف پول و انرژی حاصل شود.
تعیین اهداف و اولویت‌های سازمان
پیش از انتخاب LMS، تیم آموزش و توسعه باید بدانند می‌خواهند به چه چیز برسند. هدف مدیریت آموزشی چیست؟ این چیزی نیست که بتوان به راحتی ظرف مدت یک روز به آن پاسخ داد. اولویت‌های کسب و کار خود را برای حال حاضر و آینده نزدیک در نظر بگیرید.
توجه به اهداف مدیریتی به شما در تشخیص اولویت‌ها کمک می‌کند. از مدیران و معاونان سوال بپرسید تا بفهمید دغدغه و نگرانی مشترک آنها زمانی که این شغل را برعهده گرفته‌اند، چه بوده است. پس از جمع‌آوری نظرات و بازخوردها می‌توانید یک استراتژی تعریف کنید که از مدیران آموزشی جدید حمایت خواهد کرد و اعتماد به نفس و درک بهتری به آنها خواهد داد.
هدف شما از داشتن سامانه آموزش مجازی (LMS) چیست؟
برای مشخص شدن هدف، باید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- هدف کارمندان یا فراگیران از ورود به سایت شما چیست؟
- چه محتوای علمی باید آموزش داده شود؟
- چطور این محتوای علمی را بارگذاری خواهید کرد؟
- چه تعداد کاربر وجود دارد؟
- چه مقدار زمان برای تکمیل فرآیند انتخاب در دسترس است؟
- آیا میزبانی نرم‌افزار را خودتان انجام می‌دهید یا از میزبان خارجی استفاده می‌کنید؟
هدف و ماموریت آموزش و توسعه شما چیست؟
فراگیران شما انتظار دارند چه اطلاعات و مهارت‌هایی را از آموزش الکترونیک یا آموزش آنلاین شما دریافت کنند؟ قبل از انتخاب و خرید ال ام اس ابتدا باید بدانید می‌خواهید به کجا برسید و چه استفاده‌ای از سامانه خواهید داشت. این به شما کمک می‌کند تا سامانه‌ای را انتخاب کنید که نیازهای آموزش و توسعه شما و مهمتر از آن، نیازهای مخاطبان شما را برطرف کند.
دسترسی مناسب
پیش از انتخاب و خرید ال ام اس باید درک دقیقی از آنچه کاربران در انتهای کلاس آنلاین انتظار دارند، داشته باشید. برای مثال، سازمان شما یک برنامه آموزشی در خصوص زبان برنامه‌نویسی خاص برای کارآموزان برگزار کرده است. کارآموزان ممکن است از سرتاسر جهان باشند. برای این کار شما نیاز به ویژگی‌هایی چون ثبت‌نام کاربر، مسیریابی در دوره، برگزاری آزمون، تنظیم زمان‌سنج، نمایش روند دوره، ارائه مدرک و … دارید. این چندان نیاز به تعاملات بین فردی ندارد.
از سوی دیگر، فراگیران ممکن است همیشه به اینترنت یا وای‌فای دسترسی نداشته باشند. با ایجاد امکان دانلود می‌توانید امکان دسترسی آفلاین به مواد آموزشی را فراهم کنید. به طور خلاصه، درک عمیق از نیازهای آموزشی ضروری است.
تعیین بودجه
تکنولوژی با کاهش نیاز به هزینه حمل و نقل، کاغذ، هزینه مربی و زمان رفت و آمد به سازمانها در صرفه‌جویی در پول کمک کرده است. اما شما حتی در بهترین حالت نیز باید هزینه محصول ضعیف یا شکست در فرآیند آموزش را در نظر بگیرید.
برای تعیین بودجه مخصوص نرم‌افزار، باید تعداد کاربرانی که از سامانه LMS شما استفاده می‌کنند را مدنظر قرار دهید. به عبارتی، اگر تعداد کاربران افزایش یافت، هزینه نیز افزایش پیدا می‌کند و لازم است که برنامه‌ریزی درستی انجام گیرد و پیش از خرید ال ام اس تعداد کاربران را مشخص کنید. اگر تصمیم گرفته‌اید که از نرم‌افزار رایگان (منبع باز) استفاده کنید، باید هزینه میزبانی نرم‌افزار، قیمت آموزش و جاییکه برای خرید ابزار پشتیبانی شخص ثالث (و شاید بخواهید همه مشکلات را خودتان حل کنید، که در این مورد باید تیم فنی خوبی داشته باشید) می‌روید را مدنظر قرار دهید.
پشتیبانی فروشنده و خدمات پس از فروش
آیا شرکت، پشتیبانی 24 ساعته دارد؟ آیا آنها قادرند مشکلاتی را که در آینده LMS شما خواهد داشت، برطرف کنند؟ از فروشنده ال ام اس در خصوص خدمات پشتیبانی که ارائه می‌دهد، بپرسید تا اطمینان حاصل شود که در صورت نیاز ، به کمک او دسترسی دارید.
پشتیبانی از مشتری از سوی فروشنده LMS چه در زمان نصب و چه در هر بار راه‌اندازی سیستم جهت حل مشکلات مرتبط با عملکرد و ماندگاری سیستم، حائز اهمیت است. پیش از خرید ال ام اس ، ببینید آیا امکان پشتیبانی از مشتری را دارد و فروشنده از طرق مختلف در دسترس است یا خیر. چت، ایمیل و خط تلفن امکانات مختلف پشتیبانی از مشتری هستند.
نرم افزار تجاری و غیر تجاری
اگر یک نرم‌افزار تجاری دارید، باید پشتیبانی فنی یا خدمات پس از فروش آن را چک کنید. آیا پشتیبانی 24 ساعته دارد یا تنها در ساعات مشخصی پشتیبانی می‌کند؟ آیا می‌توانید از نرم‌افزار در نسخه آزمایشی به صورت رایگان در مدت زمانی استفاده کنید یا باید نسخه کامل آن را خریداری کنید؟ آیا شرکت، کاربران شما را آموزش می‌دهد یا بدون راهنما تنها یک دستورالعمل با خود دارد؟
اگر نرم افزار lms غیرتجاری خریداری کرده‌اید، مطمئن شوید نرم‌افزار قوی است و افراد در شرکت شما به خوبی با آن آشنایی دارند و توانایی حل مشکلات فعلی و آتی را دارند.
