۱. پرینترهای شخصی را حذف کنید

هزینه ها را قربانی راحتی نکنید. قطعاٌ، پرینترهای شخصی راحت تر هستند. اما قراردادن پرینتر رومیزی شخصی، روی هر میز باصرفه نیست. و احتمالاٌ هزینه هنگفتی را در مصرف جوهر به شما تحمیل می‌کند.

خود را از شر کسانی که پرینترهای شخصی پر هزینه دارند خلاص کنید و کاربران خود را به استفاده از پرینتر به اشتراک گذاشته شده سوق دهید. با اختیار دادن به کاربران‌تان برای پرینت گرفتن به وسیله هر پرینتری که روی شبکه است راحتی را برای آنها فراهم کنید.

۲. بیشتر اسکن کنید

اسکن کردن به نقطه اوج خود رسیده است. شرکت‌هایی که فرآیند اسکن کردن را ساده، امن و در دسترس کرده‌اند؛ فایل‌های اسکن شده بیشتری دارند. پرینت‌های غیر ضروری را کنار بگذارید و به سمت دنیای دیجیتال بروید.

۳. قبل از پرینت فکر کنید

بیشتر کاربران فکر نمی‌کنند که هزینه پرینتشان چقدر می‌شود. پیگیری میزان پرینت و انتشار گزارش هر فرد در شرکت را شروع کنید. به آن‌ها اجازه بدهید که بدانند که چقدر برای پرینت کردن هزینه صرف کرده‌اند. شما ممکن است بعضی افراد را برای کمتر پرینت کردن تشویق کنید. به احتمال زیاد، دانستن اینکه آن ها چقدر اصراف می کنند باعث می شود قبل از پرینت گرفتن فکر کنند.

۴. جلوی پرینت مجدد را بگیرید

 فقط به سمت پرینتر بروید. اسنادی که می‌خواهید پرینت کنید را انتخاب کنید و آن‌هایی که نیاز ندارید را پاک کنید.

۵. رنگ را حذف کنید

پرینت رنگی واقعاٌ پرهزینه است. رنگ‌ها بسیار عالی هستند. آن‌ها احساس را به متن شما اضافه می‌کنند. چاپ رنگی برای کسب و کارها حیاتی است اما زیاده روی در آن بودجه سازمان را هدر می‌دهد.

برخی مطالب مرتبط:

۶. تماس های پشتیبانی را کاهش دهید

بدترین کابوس واحد خدمات پشتیبانی، تماس‌ها و ارسال‌های مرتبط با پرینتر است. این تماس‌ها کار را مختل می‌کند و زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. با ایجاد صف پرینت مجازی برای پردازش دستورات چاپ، و ارائه راه امنی به کاربران برای ارسال دستورات چاپ خود به مناسب‌ترین پرینتر، این تماس‌های هزینه بر و مزاحم را حذف کنید.

۷. عادت به پرینت‌های بی‌فایده را حذف کنید

هر شرکتی با این افراد مواجه است. کارکنانی که فکر می‌کنند نیاز دارند هر ایمیل، بخشی از تحقیقاتی که خوانده‌اند و … را پرینت بگیرند. اما آیا شما می‌دانید که آن ها چه کسانی هستند؟ آیا می‌دانید این پرینت‌ها چه هزینه‌ای برای سازمان دارد؟

وقتی افراد از هزینه چاپ خود آگاه می‌شوند فوراٌ پرینت‌های خود را کاهش می‌دهند. ردیابی پرینت‌ها را شروع کنید و گزارش آن را به هر یک از افراد سازمان بدهید. اجازه بدهید بدانند که چقدر پول صرف پرینت کردن می‌کنند.

۸. هرجایی پرینت بگیرید

شما باید در عین حال که هزینه‌های چاپ را کنترل می‌کنید، راحتی را برای کاربران خود فراهم کنید و باید اطمینان پیدا کنید که اسناد محرمانه حفظ می‌شوند.

۹. تجهیزات مناسب بگیرید

اگر شما مراحل ۱-۸ را دنبال کرده باشید، حالا تصمیم گرفته‌اید که خیلی کمتر پرینت بگیرید. اما سوالی که پیش می آید این است که چه پرینتری برای کار شما مناسب است؟

برای تامین کننده تجهیزات پرینت و کپی خود اطلاعات مربوط به نیازهای پرینت خود را مطرح کنید. تنها روی دستگاه‌هایی که نیاز دارید سرمایه گذاری کنید و خود را از آنچه نیاز ندارید برهانید. بپرسید که آیا یک پرینتر چندکاره می‌تواند جایگزین چندین پرینتر لیزری شود؟ بدانید که آیا می‌توانید نرخ نسبت پرینتر به کارکنان خود را کاهش دهید؟ تجهیزات کمتر به معنی هزینه‌های کمتر و دردسر کمتر برای واحد IT است.

۱۰. بازیابی هزینه‌های چاپ

شما به احتمال زیاد یکی از ۹۴% سازمان‌هایی هستید که از مشتریان خود هزینه فتوکپی را دریافت می‌کنید و یا جزء ۶۵% شرکت‌هایی هستید که برای پرینت‌های قابل پرداخت مشتریانتان هزینه‌ای دریافت نمی‌کنید.

اگر شما برای پرینت‌ها هزینه می گیرید، آیا دقیقاٌ محاسبه می‌کنید که چند درصد از پرینت‌ها قابل پرداخت هستند؟

نتایج آن می تواند حیرت آور باشد. تحلیلگران صنعتی برآورد کرده اند که با اندازه گیری و مدیریت پرینت ها به راحتی می توانید تا ۳۰% هزینه های چاپ را کاهش دهید. این پول می تواند صرف سایر پروژه های IT شود و یا اصلاٌ هزینه نشود. مدیریت پرینت فقط درباره کاهش هزینه ها نیست بلکه با بهبود دسترسی به پرینترها، کارایی کارکنان افزایش خواهد یافت.